Pri poslovanju si pomagamo z avtomatiziranimi sistemi, ki prevzamejo tudi delo z računi, sploh če so to e-računi online. Dandanes poslujemo večinoma z digitalnimi računi, ki jih sploh ne tiskamo več, enostavno jih pošljemo po elektronski pošti. Še korak dlje naredimo s pravimi e-računi, ki sledijo predpisanim standardom in omogočajo obdelavo z računalniškimi programi. Tu se odpira velik potencial za avtomatizacijo poslovanja – ne le za tiste, ki morajo pri poslovanju s proračunskimi uporabniki v skladu z zakonodajo izdajati takšne račune, temveč tudi za druga podjetja, ki prepoznajo posebne prednosti avtomatizacije na tem področju.
Kako se pošiljajo e-računi online?
Z e-računi ne bo kakšnega posebnega dodatnega dela, saj jih pripravi programska oprema, ki jo uporabljamo za izstavljanje računov. Imeti moramo program, ki podpira pripravo e-računov v standardizirani obliki, potem pa v praksi ni velike razlike med pripravo običajnega digitalnega in pravega elektronskega računa.
Bodo pa e-računi online precej poenostavili nadaljnje opravke, ki jih imamo z računi. Namesto, da bi račune ročno pošiljali kupcem, jih lahko posredujemo po različnih kanalih kar samodejno. Izvozijo se v obliki, ki je primerna tako za pošiljanje po e-pošti kot tudi za uvoz v spletno banko ali v poslovne sisteme, ki jih uporabljajo sodobna podjetja. Vse to preprosto prepustimo računalniku, ki bo delo opravil namesto nas. Tako si poslovanje precej olajšamo in pohitrimo, ne bomo zapravljali časa in denarja še za izstavljanje in pošiljanje računov.
E-računi online so včasih zahtevani
Čeprav imajo e-računi kar nekaj posebnih prednosti, pri poslovanju večinoma niso zahtevani. Izjema je izstavljanje računov proračunskim uporabnikom, saj je treba tu uskladiti poslovanje in zagotoviti maksimalno transparentnost. Nekatera podjetja torej nimajo izbire, v tem primeru so e-računi online edina možnost za normalno poslovanje.
To še ne pomeni, da druga podjetja ne morejo izkoristiti prednosti e-računov. Brez težav jih lahko uporabljamo pri poslovanju, tudi če ne poslujemo s proračunskimi uporabniki. Kupci, ki imajo možnost dela z e-računi, bodo zelo zadovoljni s poenostavljenim poslovanjem, račune bodo uvozili v spletno banko, kjer bodo samodejno plačani in ustrezno knjiženi. Tisti kupci, ki poslovnih procesov še nimajo prilagojenih za delo z e-računi, pa tako ali tako dobijo tudi kopijo računa v PDF obliki, torej je končna izkušnja povsem enaka kot pri običajnih digitalnih računih.
Za poslovanje z e-računi online je potrebna le manjša prilagoditev
Predvsem večja podjetja imajo pogosto zadržke pred novostmi, ki utegnejo ovirati ustaljene poslovne procese. To je bilo zelo očitno pri digitalizaciji, ki pa je zdaj že osnova za vsako podjetje. Naslednji korak je uporaba avtomatiziranih procesov, med katerimi so tudi e-računi online.
V tej fazi se podjetja lahko še uspešno upirajo prevzemu in uporabi e-računov, sploh to velja za tista podjetja, ki imajo relativno majhen nabor strank in lahko brez težav pripravljajo običajne digitalne račune. A ker imamo po drugi strani na voljo priročno programsko opremo za opravljanje raznih računovodskih opravil, nam tudi e-računi online ne predstavljajo več nikakršnega dodatnega dela ali skrbi. Pravzaprav je priprava e-računa v praksi povsem enaka kot pri običajnih digitalnih računih, le da program poleg PDF datoteke pripravi tudi elektronski račun in standardizirano ovojnico.