Kupcu je treba izstaviti račun, kar je eno izmed pogostih opravil praktično vsakega podjetnika. Kljub temu, da se s temi opravki srečujemo praktično vsakodnevno, se lahko tudi zalomi, sploh če gre za izstavljanje e računa. Tu imamo namreč posebne zahteve, ki jih je treba upoštevati, izkaže se, da ne moremo pripraviti takšnega računa kar sami na roke.
Pozorni moramo biti na to, da ugodimo posebnim zahtevam, ki določajo obliko in vsebino e računa. Poleg tega ne smemo zamenjati pravih e računov z običajnimi računi, ki jih dobimo v digitalni obliki – datoteka na računalniku še ni nujno e račun, lahko pa včasih predstavlja povsem zadostno rešitev. O tem, kaj izstavljanje e računa sploh vključuje in kaj vse bo treba opraviti, se moramo pravočasno pozanimati. V nasprotnem primeru se hitro znajdemo v prekršku.
Izstavljanje e računa po veljavnih standardih
E računi sledijo uveljavljenim standardom, ki določajo obliko in vsebino računa. Pozor, tu ne mislimo le na izgled dokumenta, ki ga pripravimo na ta način. E račun ni le digitalna datoteka, temveč je to točno določen format. Razlikovati moramo torej med dvema variantama:
- PDF račun oziroma račun v drugem formatu, ki je le digitalna oblika običajnega računa. V tej obliki se pripravijo tudi računi, ki jih natisnemo na papir.
- XML račun oziroma e račun, ki v posebni datoteki združuje nujne informacije, ki jih določa standard za pripravo elektronskih računov.
Izstavljanje e računa zato vključuje pripravo ustreznih datotek z vsemi potrebnimi vsebinami. Če potrebujemo pravi e račun, moramo pripraviti XML račun. Če tega ne potrebujemo, lahko mirno poslujemo s PDF računi oziroma drugimi formati, ki omogočajo pripravo računov v digitalni obliki.
E računi so zahtevani za poslovanje s proračunskimi uporabniki in tudi v nekaterih drugih primerih, imajo namreč nekatere posebne značilnosti, ki jih lahko dobro izkoristimo.
Za kaj se uporablja izstavljanje e računa?
Račun v digitalni obliki je že velika nadgradnja v primerjavi z računom na papirju. Omogoča nam enostavno knjiženje, arhiviranje, pošiljanje in drugo obdelavo, ne da bi imeli opravka z goro papirja. Pravi e račun naredi tu še korak dlje, saj s standardizirano obliko in vsebino dodatno olajša delo z računi. Velika prednost je predvsem v tem, da omogoča avtomatizacijo zamudnih in zahtevnih procesov.
Tako je izstavljanje e računa v veliko korist v primeru, da želimo račune avtomatsko dostaviti do naslovnikov in hkrati tudi knjižiti. E računi so pripravljeni na uvoz v spletno banko, tako da je možno nastaviti avtomatska plačila. Prav tako lahko z njimi delajo računovodski programi. V sodobnem podjetju najdemo številne dobrodošle rešitve, ki jih omogočajo e računi.
Program za izstavljanje e računa
Da bo izstavljanje takšnih računov res enostavno, se poslužimo računalniških programov. To so računovodski programi, ki imajo pripravljene takšne funkcije. Sodobni računovodski programi gotovo omogočajo tudi izstavljanje e računa, saj je to pogosto ena izmed najbolj pomembnih funkcij za uporabnika. Pozorni smo na to, da program res omogoča pripravo računa po standardih, da dobimo ustrezne datoteke, to je XML račun in ovojnica, po navadi se hkrati pripravi tudi PDF račun.