Elektronski račun je pogosto zamenjan z digitalnim računom. Obe vrsti dokumenta je mogoče elektronsko obdelati, od nastanka do plačila, vendar je med njima pomembna razlika. E-faktura se namreč ustvari v programu, ki omogoča izdajanje računov, ali v spletni banki. Od tam je mogoče datoteko neposredno prenesti ali poslati v kupčevo programsko opremo, kar je lahko tudi računovodski program.

Celoten proces izmenjave dokumentacije poteka preko spleta, zato gre za brezpapirno poslovanje. S tem se odpravijo nepotrebni koraki, kot je ročni vnos podatkov, preverjanje podatkov in zamenjava programske opreme. Če program za vodenje poslovnih knjig omogoča prejemanje in izdajanje e-faktur, tedaj ni potrebno uporabljati drugih sistemov. Pri tem je pomembno le, da je e-faktura poslana v ustrezni datoteki s strukturiranimi podatki, kot je format XML.

E-računovodstvo – prihranki in večja učinkovitost obdelave

Elektronsko izdajanje računov omogoča znatno optimizacijo virov, zato se poslovni stroški zmanjšajo. Tradicionalno izdajanje faktur vključuje višje stroške, ki so povezani z izdajo in pošiljanjem. Podjetje porabi stroške za črnilo, tisk, papir, poštnino, kuverte in drugo. Elektronski račun ne potrebuje fizičnega prostora za shranjevanje, zato podjetje prihrani na stroških prostorov.

Obdelava e-računov uporablja avtomatizirane in pametne postopke, ki dosegajo boljše rezultate kot ročna obdelava in zato omogočajo znaten prihranek časa. Zmanjšajo se ponavljajoče se naloge in podvajanje dela, saj je za celoten postopek zadolžen le en sistem. Poleg tega je dokumentacijo mogoče enostavno in hitro integrirati v računovodskem programu, kar olajšuje knjiženje, saj se dokumenti sami razporedijo v pripadajoča polja.

Elektronski račun je takoj dostopen in omogoča preglednost

Brezpapirno poslovanje z e-računi izdatno skrajša čas za obdelavo. Plačila preko spletne banke se pospešijo, poleg tega pa je mogoče v računovodskem programu in spletni banki lažje nadzirati, slediti in imeti popoln pregled nad dokumenti. Do dokumentacije lahko podjetnik ali računovodja dostopata od kjerkoli in kadarkoli, še posebej, če gre za uporabo programa, ki deluje preko spleta in v oblaku.

Na voljo so tudi določene spletne platforme, ki so namenjene izmenjavi elektronskih faktur z različnimi uporabniki oziroma kupci. Na platformah se dokumenti enostavno kategorizirajo, zato jih je lažje poiskati in najti. Poleg tega je e-fakture mogoče tudi pretvoriti v digitalne oblike, kot je PDF in JPG format, v primeru, da jih je potrebno natisniti ali pa poslati kupcu, ki nima možnosti za prejem in obdelavo e-fakture.

Izmenjava e-faktur – natančnost in varnost obdelave

Ena izmed prednosti izdajanja in prejemanja e-faktur v poslovnem programu ali drugih sistemih je v tem, da se podatki na dokumentu ne morejo spreminjati oziroma ostajajo enaki skozi celoten proces od nastanka do plačila preko spletne banke. S tem se izognemo človeškim napakam pri vnosu podatkov ter pri razvrščanju in označevanju dokumentov. Napaka se lahko zgodi le pri pripravi in kreiranju dokumenta.

Poleg zaščite pred goljufijami ima elektronsko izdajanje faktur tudi druge prednosti, ki so povezane z varnostjo. Varnostni mehanizmi zagotavljajo pristnost oziroma integriteto pošiljatelja dokumenta, saj se mora izdajatelj na vsak izdan dokument podpisati s pomočjo digitalnega potrdila. Ker je elektronski račun na voljo v XML datoteki, je kopiranje in spreminjanje podatkov onemogočeno.


Zavarovanje terjatev za finančno stabilno poslovanje Kako zdravje in sreča na delovnem mestu vplivata na produktivnost?